軽貨物業界では、案件単価や配達件数ばかりに注目しがちですが、実際にはそれだけでは立ち行かないのが現実です。特に法人として事業を運営する以上“お金の管理”は経営の根幹です。

この連載では、軽貨物法人の経営者が最低限おさえておくべきお金の知識、収支の考え方、節税、資金調達などを体系的に解説していきます。

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• 第1回：配送単価だけでは語れない「粗利と実益」
• 第2回：軽貨物業者に必要な「インボイス制度と消費税」の基本
• 第3回：開業資金、最低いくら必要？現実ライン
• 第4回：法人カード・ビジネスカードの選び方

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第5回：経費で落とせる？落とせない？グレーゾーン事例

「この支出、経費で落としても大丈夫？」

軽貨物法人を運営していると、事業に関係あるようで私用と見なされがちなグレーな支出にどう対応すべきか悩む場面が増えます。特に法人の場合、個人事業主よりも「経費の適正性」について税務署から厳しく見られる傾向があります。

今回は、「法人ならではの経費処理のグレーゾーン」として、代表者の私用との境界線、交際費・福利厚生費の扱い、役員の出張や家族使用の扱いまで、具体的な法人経営者向けの事例に絞って解説します。

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法人と個人で違う？経費のルール

まず大前提として、法人と個人では経費の判断基準が変わります。法人では「会社としての支出」としての整合性、書類の整備、役員報酬との切り分けが必要になります。

たとえば法人代表が仕事用に購入したスーツ。個人事業なら黙認されることもありますが、法人では「給与扱い」と判断される可能性も。

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事例①：社宅とする物件の家賃処理

代表者の自宅を“社宅”として法人契約し、家賃を経費にしているケースは珍しくありません。実際、社宅制度として整備されていれば経費計上可能ですが、注意点もあります。

【ポイント】

• 賃貸契約が法人名義であること
• 就業規則や社宅規程を整備しておくこと
• 一部を役員給与として課税対象にすること

実際には、例えば月10万円の賃貸物件なら、3万円を役員個人負担、7万円を法人負担とするケースが一般的です。

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事例②：家族を役員にして報酬を支払う

軽貨物法人では、妻や子を取締役にして役員報酬を出しているケースもあります。ただし「実態がないのに報酬だけ支払う」のは厳しく否認されます。

【OKとなる条件】

• 業務実態（運行管理、事務作業など）がある
• 勤務時間・内容を記録している
• 報酬金額が市場相場と乖離していない

たとえば、事務作業を週2日・1日3時間する妻に月5万円支払う、などは合理性のある設定と言えるでしょう。

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事例③：役員出張の旅費と観光の境界線

出張でホテル・交通費・食事代を経費にするのは基本OKです。ただし「ついでの観光」や「家族同伴旅行」になると話が変わってきます。

【判断基準】

• 日程と業務内容が明確か
• 会議・打合せの記録や訪問先の証明があるか
• 家族分の費用は会社負担にしない

たとえば、2泊3日の大阪出張で1日目と3日目に訪問先がある場合、2日目のレジャー費用は経費にできません。

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事例④：代表者のスマホやクルマの経費

スマホや営業車両を会社名義で持っていても、私用分が多いと否認リスクがあります。特に法人では「福利厚生や現物給与」として課税される可能性も。

【対策例】

• 通話・通信の明細で業務使用割合を算出（例：7割が仕事なら7割経費）
• 車両は運行記録簿（日報）をつけて業務使用率を把握
• 私用部分は役員への貸与とみなし、精算または給与処理

特に高額な社用車を代表が家族利用していると、税務署に指摘されやすくなります。

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経費処理に自信がないなら、税理士との顧問契約が最善

これらの判断を毎回自社だけで行うのは、現実的にはかなり負担です。特に法人経費は一歩間違うと「役員報酬の過少申告」「交際費の否認」「現物給与扱い」といった大きなリスクにつながります。

日々の判断に迷ったら、やはり税理士と顧問契約を結び、定期的なアドバイスを受けられる体制を整えるのが安全です。経費に関する社内ルールも、税理士の指導のもとで策定すれば、説得力のある“守れる経費管理”が実現できます。

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まとめ：法人経費は「説明できるか」が全て

法人は個人よりも“税務調査対象になりやすい”存在です。経費処理については、「その支出に合理性があるか」「誰が見ても会社のためと説明できるか」を常に意識しておく必要があります。

社内規程の整備や記録の保管、日報・領収書の記載内容など、少しの工夫で否認リスクは大きく減らせます。

次回は「税理士と顧問契約すべきか？自計化の境界線」について解説します。

それでは本日も安全運転で！ごきげんよう。